Pour organiser une activité extra-académique sur les espaces extérieurs ou dans les infrastructures des campus de l’UCLouvain, certaines procédures sont à suivre et diffèrent en fonction de votre profil.
Vous êtes extérieur à la communauté UCLouvain
► Occupation d'espaces UCLouvain extérieurs
L’occupation d’espaces UCLouvain extérieurs nécessite l’obtention préalable d’une autorisation. Celle-ci doit être introduite minimum 1 mois avant l'évènement.
Que doit comprendre la demande d'autorisation ?
Elle doit être transmise par courriel au minimum 1 mois à l’avance à l’adresse: facilitateur@uclouvain.be
Votre demande d’autorisation UCLouvain doit comprendre :
- les dates et heures de l'activité / évènement
- le(s) lieu(x) précis
- une description détaillée de l’activité / évènement
- le nombre de personnes
- le parcours détaillé
- le plan d’installation
Après analyse d’opportunité et de faisabilité, le facilitateur vous informera sur les procédures à suivre et vous mettra en contact avec les personnes-ressources adéquates.
Lors de la préparation de votre occupation, informez-vous également auprès de la commune du campus UCLouvain concerné par celle-ci car une autorisation communale sera sans doute nécessaire.
Le dossier à rentrer auprès de la commune devra être accompagné de l’accord UCLouvain.
Exemples d'occupation : activités sur une place, un parc, un parking appartenant à l’UCLouvain, marche ou jogging dans le Bois de Lauzelle, campagnes de sensibilisation et organismes caritatifs sur le site de l’Alma...
► Réservations d'auditoires
Vous pouvez introduire vos demandes de réservation d’auditoires, en tant qu'externes, via le formulaire en ligne.
Vous êtes étudiant ou étudiante à l’UCLouvain
Pour procéder à l'organisation d'une activité extra-académique, vous pouvez retrouver l'ensemble des informations pratiques sur l'intranet du Cabinet du Vice-Rectorat.
Vous êtes membre du personnel UCLouvain
Vous pouvez retrouver l'ensemble des informations pour l'organisation d'une activité UCLouvain en extérieur sur la page dédiée. Les questions additionnelles peuvent être adressées à l’adresse facilitateur@uclouvain.be.