Faciliter les contacts au sein de la ville
Au départ du projet louvaniste, un médiateur urbain faisait le lien entre la commune et les services administratifs de l’UCLouvain. Le poste a évolué vers le rôle de facilitateur·trice pour continuer à fluidifier les échanges mais aussi pour proposer un point contact commun à toute demande. Aujourd’hui, ce rôle est assuré à mi-temps et pris en chargé à 100 % par l’université. Il s’applique à tous les sites universitaires et la moitié des dossiers traités concernent Louvain-la-Neuve.
Le périmètre d’action du facilitateur
Le facilitateur est la première personne de contact en cas de demande d’organisation d’événements (demande qui concerne un site, un local de l’UCLouvain, une « simple » réservation d’auditoire). Il assure le suivi des démarches administratives et veille au tarif, préférentiel ou non, à appliquer. Lorsque la demande concerne l’organisation d’un événement plus important comme une manifestation scoute ou un tournage, le facilitateur se charge de la coordination. Il gère l’accès aux espaces (parkings, auditoires, espaces verts, etc.), collecte les avis, sollicite potentiellement la réalisation d’une étude d’opportunité et communique les références des personnes de contact. Sur les territoires de la commune et de l’UCLouvain : dans certains cas, le projet demande l’accord conjoint de l’UCLouvain et de la commune (ex. une marche Adeps dans le Bois de Lauzelle). C’est à nouveau le facilitateur qui agit comme trait d’union et communique les règles propres aux espaces UCLouvain. Sur la commune : le facilitateur aide la communauté universitaire, non estudiantine, à se conformer aux exigences communales dans le cas d’un projet d’occupation de l’espace public.