Mode d'emploi

Les notifications et le paramètrage :

Vous pouvez accéder aux paramètres généraux dans votre profil en haut à droite. Le paramètre que nous allons détaillé ici est celui des notifications.

Les notifications de canal

A lire : "Gérer les notifications dans Teams"

Les conversations et les équipes :

Les conversations :

Vos conversations sont accessibles via l’onglet « Conversation » du menu de gauche de Teams.

L’interface générale de conversation se présente comme sur l’image ci-dessus Vous avez sur la partie gauche les différentes conversations (un-à-un et de groupes) que vous avez eu, et à droite, le contenu de la conversation sélectionné.

Dans la partie gauche, les conversations sont reprises par défaut par date, de la plus récente à la plus ancienne. Il est toutefois possible d’épingler des conversations dans lesquelles vous interagissez souvent pour les retrouver plus facilement (voir les ... à côté de la personne concernée).

Pour démarrer une nouvelle conversation, il vous suffit, peu importe l’onglet du menu où vous vous trouvez dans Teams, de cliquer sur le bouton « Nouvelle conversation » (représenté par un carré et un crayon) situé à gauche dans le ruban supérieur.

Vous serez alors automatiquement ramené à l’onglet « Conversation ».

- Dans la partie gauche, apparaitra l’intitulé « Nouvelle conversation » indiquant que vous êtes sur le point de créer une nouvelle conversation.

- Dans la partie droite. Le ruban inférieur dédié aux conversations (celui qui reprend le nom des personnes y participants, ainsi que les divers onglets attachés à cette conversation) a été remplacé par un champ dans lequel vous pouvez entrer les noms des personnes que vous voulez ajouter à la conversation. Teams se chargera de les retrouver automatiquement s’ils font partie de l’UCLouvain. Si par contre, Teams ne parvenait pas à trouver une personne, notamment s’il s’agit d’une personne externe, vous aurez alors à entrer son adresse email. Teams vous proposera alors de l’ajouter comme une personne externe à l’organisation.

Une fois votre conversation crée, il ne vous restera plus qu’à taper votre message dans le champ situé en bas de la partie de droite. Par défaut, Teams n’affiche que des options de personnalisation de message limitées.

Vous pouvez cependant retrouvez certaines des fonctionnalités principales d’un éditeur de texte (tel que Word), en cliquant sur la lettre « A » avec un stylo en dessous. Vous verrez alors diverses options de personnalisation s’afficher.

Si vous choisissiez d’afficher les options de personnalisation de message avancée (lettre A), il vous faudra utiliser la flèche en bas à droite pour envoyer votre message, la touche « Enter » de votre clavier ne fonctionnant alors que comme un simple retour à la ligne dans un éditeur de texte. Par contre si vous tapez votre texte sans passer par la personnalisation (lettre A), la touche "Enter" envoit directement le message.

Les équipes :

Passons maintenant à la présentation de l’interface de l’onglet « Équipes ». L’interface utilisée pour ce document sera celle de Grille (changement du mode grille au mode liste dans l'engrenage en haut à droite).

Dans la colonne de gauche, vous retrouverez le nom de l’équipe et en dessous de celui-ci, la liste des différents canaux de discussion existants dans l’équipe. La partie de droite d’une équipe contient tous les messages (publications) du canal sélectionné depuis sa création. Dans le ruban supérieur se trouvent tous les onglets configurés pour le canal, y compris celui des fichiers liés au canal.

Par défaut, une équipe contient toujours un canal « Général » qui est public, et divers autres canaux qui peuvent être publics ou privés.

Les canaux privés ne sont accessibles que par certains membres de l’équipe, et sont symbolisés par un cadenas à côté de leur nom.

Seules les personnes y ayant accès verront ceux-ci apparaître dans leur liste des canaux.

Si le nom d’un canal apparaît en gras, c’est que vous avez des messages non lus dans celui-ci.

À la différence des conversations classiques, les messages dans les canaux d’une équipe sont organisés en « discussion » (voir image ci-dessous) auxquelles il est possible de répondre. Les discussions seront affichées dans l’ordre de la dernière interaction, c’est-à-dire celle où il y a eu un message en dernier en bas, et les autres par date décroissante au-dessus.

Si vous souhaitez répondre à quelqu’un, il vous faudra dès lors passer par le bouton « répondre » situé juste sous son message, plutôt que d’en écrire un nouveau via le champ de message en bas de la partie droite, car cela créerait une nouvelle discussion et votre interlocuteur ne saura par conséquent pas que vous lui avez répondu.

La gestion, le partage et l'édition des fichiers :

Interface de l'onglet "Fichiers" :

En détails ...

Quand vous allez dans l'onglet "Fichiers", vous trouvez dans la partie gauche divers éléments : 

Récent : affiche dans la partie droite la liste de vos fichiers que vous avez récemment consulté dans Microsoft Teams.

Microsoft Teams : reprend tous les fichiers auxquels vous avez accès dans vos discussions et canaux dans Microsoft Teams.

Téléchargements : contient tous les fichiers téléchargés depuis Microsoft Teams vers votre ordinateur.

Stockage Cloud : contient vos espaces de stockage. Par défaut, seul OneDrive est configuré mais vous pouvez y ajouter d’autres espaces de stockage comme un Google Drive, Dropbox,… en cliquant sur le bouton « + Ajouter du stockage Cloud » en bas.

Pour ouvrir un fichier, il vous suffira de cliquer simplement sur son nom. Celui-ci s’ouvrira alors dans Microsoft Teams avec le logiciel de la suite Microsoft Office 365 correspondant (Word, Excel, Powerpoint, …). 

Interface des fichiers dans un canal d'équipe ou une conversation :

En détails ...

Pour accéder aux fichiers dans une conversations ou une équipe, cliquez simplement sur l’onglet « Fichiers » en haut à droite.

Vous noterez plusieurs éléments :

Nouveau : vous permet de créer un nouveau dossier ou fichier Word, Excel ou PowerPoint.

Charger : vous permet d’importer un fichier existant depuis votre ordinateur dans les fichiers de votre canal d’équipe.

Synchroniser : les modifications sur les fichiers que vous ou d’autres personnes avez apportées seront "mise à jour ".

Copier le lien : vous permet d’obtenir un lien pour partager le dossier courant des fichiers avec d’autres personnes. Celles-ci doivent cependant avoir accès à l’équipe et au canal pour y avoir accès.

Télécharger : vous permet de sauver le fichier sur votre ordinateur (par défaut dans le dossier "téléchargement")

+ Ajouter du stockage cloud : vous permet de connecter un compte de stockage cloud (Google Drive, Dropbox, …) directement au canal d’équipe.

Ouvrir dans SharePoint : Vous permet d’ouvrir la liste des fichiers dans SharePoint.

Partager un fichier

A lire "Partager un fichier dans Teams"

Editer/modifier un fichier

Une fois le fichier partagé, vous pouvez le modifier en cliquant simplement sur son nom ou sur les ... à droite pour obtenir plus d'options.

Le fichier est modifiable directement dans Teams ou dans un logiciel de la suite Office 365 (Word, Excel ou Powerpoint).

Vous pouvez d’ailleurs être plusieurs à éditer un document dans Microsoft Teams simultanément, vous verrez alors différents curseurs portant les initiales de vos collègues situés dans le document indiquant sur quelle partie vos collègues travaillent. 

1. Ne pas démarrer immédiatement la réunion en cliquant sur le symbole de la caméra dans la page de publication de l'équipe mais plutôt en organisant une réunion à partir de l'espace "Calendrier" accessible dans la colonne de gauche de Teams : "+ Nouvelle réunion"
      
2. Remplir les champs Titre et les heures de la réunion. par exemple 08h30 / 10h30. Ces informations sont indicatives évidemment mais ne sont pas contraignantes (vous pouvez démarrer plus tard ou finir plus tôt)
3. Remplir le champ "Ajoutez un canal" et y indiquer le nom du cours qui vous concerne : p. ex.  Cours-LESPO1122C. Si vous avez créé un canal spécifique pour cette session, choisissez-le. (voir "Organiser des cours en équipes et canaux")
4. Enregistrer
   

À ce moment la réunion doit être visible dans le calendrier à l'heure indiquée. En cliquant sur cette réunion dans le calendrier, apparaît un formulaire quasi identique à celui que vous venez de remplir mais il comporte un onglet supplémentaire : Options de la réunion (à côté de l'information sur le fuseau horaire).

En sélectionnant cet onglet, une page va être affichée sur un navigateur et vous proposer de préciser "Qui peut présenter". Il faut mettre "Moi uniquement". Pour la salle d'attente, vous pouvez laisser comme proposé.

Pour les étudiants de votre cours, l'information sur la réunion se trouvera dans les publications de l'équipe concernée (Cours-L... canal général). Ils devront la rejoindre à l'heure indiquée.

Vous pouvez aussi obtenir un lien vers le canal (pas l'évènement lui-même) via le menu à droite de l'écran et l'envoyer vers les participants.

À ce moment pour vous , si c'est quelques minutes avant votre cours, vous pouvez alors "Rejoindre". Sinon "Fermer" et rejoindre au moment du cours.

Il est possible de rejoindre le cours directement depuis le calendrier ou depuis le détail de la session dans le canal (double-cliquez sur l'évènement pour l'ouvrir).

Lorsque vous avez lancé la session, les participants peuvent la rejoindre facilement depuis le canal en cliquant sur le bouton Joindre.

Après avoir rejoint cette réunion, vous pouvez démarrer votre cours.

N'oubliez pas de lancer l'enregistrement avec le menu qui apparaît en cliquant sur les trois points de la barre flottante de contrôle. Si vous ne le faites pas, il n'y en aura pas du tout. Si vous êtes bien le seul à présenter, personne ne pourra interférer avec votre présentation. À la fin du cours, n'oubliez pas d'arrêter l'enregistrement. Plus tard, cet enregistrement apparaîtra comme un lien accessible à partir des publications de l'équipe (Cours-...). Il faut néanmoins attendre et ce n'est pas immédiat.

Techniquement, ce lien permettra à chacun de visualiser la vidéo dans Microsoft Stream qui s'ouvrira automatiquement au lancement de la lecture. Dans votre cas, vous serez le propriétaire de cette vidéo et vous pourrez ainsi, via Stream (et donc pas dans Teams) l'effacer éventuellement.

Même si la planification de ce type de réunion est similaire à celle d’une réunion classique, sa tenue diffère de la réunion classique et nécessite vraiment pour les organisateurs de s’être exercé quelques fois avant l’événement à diffuser.

Dans un « Live Event », coexistent deux rôles incontournables : le rôle du producteur et le rôle des présentateurs. Le producteur disposera d’une interface de pilotage de la réunion qui lui permettra, pendant la réunion, de sélectionner quel présentateur pourra diffuser son contenu.

Le (ou les) présentateur(s) disposeront de la vue classique d’une réunion Teams avec des nuances pour les possibilités de partage de contenu limitées au partage de l’écran ou d’une fenêtre. Il n’y a donc pas de tableau blanc interactif, ni de présentation Powerpoint intégrée.

Dans l’espace « Calendrier », en haut à droite, la planification démarre en sélectionnant « Événement en direct » comme choix du type de « Nouvelle Réunion »

Une fenêtre popup permet de donner les informations classiques de la réunion : titre, localisation (optionnelle), horaire (obligatoire), détails… Elle permet aussi de définir qui seront les gestionnaires de l’événement soit comme producteur ou comme présentateur.

Seuls ces gestionnaires recevront via Teams une invitation à l’événement. Ce sera à vous de récupérer puis d’envoyer explicitement un lien aux membres de votre public, par exemple dans une publication Teams.

Ensuite, il faut préciser le public visé : les personnes concernées par le cours, tous les membres de l’UCLouvain, ou le grand public.

Enfin, il faut indiquer si l’enregistrement sera disponible pour le public visé. Il le sera automatiquement pour le producteur, de sorte qu’une phase de post-production est envisageable si nécessaire.

Si l’interface Teams pour un présentateur est classique, elle ne l’est pas pour le producteur qui se trouve devant trois blocs :

En bas, la liste des partages possibles, c’est-à-dire les vidéos et les contenus du producteur et des éventuels présentateurs.

Ce sera au producteur de sélectionner les vues à placer d’abord dans la file d’attente (à gauche) puis à les pousser dans le cadre de l’événement en direct à droite. Cette opération doit être préparée avant le démarrage de la diffusion, et pourra être modifiée en passant la parole/caméra à un éventuel autre présentateur et son contenu.

La diffusion ne peut pas être reprise si elle est interrompue.

La diffusion a un temps de latence annoncé entre 10 et 20 secondes. L’interaction envisageable avec le public est possible par le biais d’un panneau de discussion activable si l’option « Questions&Réponses » a été activée lors de la préparation.

L’arrêt de la diffusion doit être confirmé.

Plus tard, le producteur pourra récupérer l’enregistrement du cours et le diffuser par exemple via Ezcast.