Procédure d'introduction des recours/demandes

Attention:

  • Avant d'introduire un recours auprès du Vice-recteur aux affaires étudiantes, toutes les procédures internes doivent avoir été épuisées.
  • Seuls les recours relevant de la compétence du Vice-recteur aux affaires étudiantes seront pris en considération: types de recours/demandes.
  • Veillez à prendre connaissance du Règlement général des études et des examens vous concernant.

 

Etapes de la procédure

1. Pré-enregistrement en ligne

Tout recours ou demande particulière doit faire l'objet d'un pré-enregistrement en ligne au moyen du formulaire d'introduction de recours/demande. Ce pré-enregistrement ne constitue pas le dépôt formel du recours. La procédure de recours telle que définie au Règlement général des études et des examens débute au moment de la réception du dossier papier par le secrétariat du Vice-recteur aux affaires étudiantes.

2. Dépôt du dossier papier

En raison du contexte actuel lié à l'épidémie du virus Covid-19, outre le pré-enregistrement en ligne, il est également possible à titre exceptionnel d'adresser le dossier de recours par mail à l’adresse rec-cvrc@uclouvain.be (plutôt que de l’envoyer par recommandé ou de le déposer) et ce, en veillant à constituer un dossier complet et à l’envoyer sous un seul fichier. Le respect des délais (repris à la page https://uclouvain.be/fr/decouvrir/calendrier-et-delais.html) reste par ailleurs un critère de recevabilité du dossier.

En application du Règlement général des études et des examens, le dossier sera envoyé par recommandé ou déposé au secrétariat du Vice-recteur aux affaires étudiantes contre accusé de réception ou, si le Règlement général des études et des examens ne prévoit aucune modalité particulière quant au mode d'introduction par simple courrier (pas par courrier électronique). 

Adresse de dépôt ou d'envoi du dossier papier (par recommandé)

  • Adresse de dépôt:
    Secrétariat du Vice-recteur aux affaires étudiantes
    Halles Universitaires, Aile C, premier étage, local C112 (Madame Nathalie Van Iseghem)
    Place de l'Université, 1
    1348 Louvain-la-Neuve

Le dépôt sera possible UNIQUEMENT aux heures suivantes:
Lundi de 14h00 à 16h00
Mardi de 9h00 à 12h30
Mercredi de 9h00 à 12h30
Jeudi de 14h00 à 16h00
Vendredi de 9h00 à 12h30

  • Adresse courrier:
    Vice-recteur aux affaires étudiantes
    Recours
    Place de l'Université, 1 Bte L0.01.04
    1348 Louvain-la-Neuve

Les dossiers concernant une demande de réinscription au doctorat au-delà de la 5e année peuvent être envoyés par mail (après avoir complété le formulaire en ligne) à l'adresse: rec-cvrc@uclouvain.be.

Le dossier devra être complet au moment du dépôt et avoir été déposé dans les délais prescrits : Calendrier et délais d'introduction des recours/demandes.

Selon le type de recours/demande, le contenu du dossier peut varier : Contenu du dossier.

Sauf demande expresse du Vice-recteur aux affaires étudiantes, aucun document complémentaire ne pourra être ajouté au dossier une fois ce dernier déposé et l'accusé de réception envoyé.  Les demandeurs sont invités à être particulièrement attentifs à la préparation de leur dossier. Pour information, aucun document joint au dossier et transmis au Cabinet du Vice-recteur aux affaires étudiantes ne peut être réclamé après l'analyse de la demande.

Les documents demandés dans le dossier et qui ne seraient pas, pour des raisons de force majeure, disponibles au moment du dépôt, pourront être déposés ultérieurement à la condition que leur absence et la justification de cette dernière aient été signalées par écrit dans la lettre de motivation au moment du dépôt. 

Modalités de réponse

A l'issue de l'ensemble de la procédure, les réponses sont notifiées au demandeur soit par courrier ordinaire ou par courrier électronique (à l'adresse qui figure au répertoire des étudiants de l'université - @student.uclouvain.be - ou, à défaut, à l'adresse mentionnée dans le dossier d'inscription ou le formulaire de recours), soit par courrier recommandé lorsque le Règlement général des études et des examens le prévoit (à l'adresse mentionnée dans le formulaire de recours).

Aucune information ne sera communiquée au demandeur pendant la procédure d'évaluation de la demande et ce par quelque moyen que ce soit.