En formation initiale
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Processus de créations/modifications/suppressions de programmes
- Le processus de gestion de l’évolution de l’offre s’initie en Faculté lorsque les commissions de programmes réfléchissent aux modifications à apporter dans les formations qu’elles gèrent. Le service d'appui à la Qualité de l'Offre des Programmes Académiques (QOPA) a un rôle de soutien pour comprendre les balises et les procédures qui encadrent ces modifications. Un accompagnement pédagogique peut également être apporté par le Louvain Learning Lab (LLL).
- Ces modifications sont alors validées en Faculté via leurs organes de gestion (Bureau, Conseil).
- Elles sont ensuite soumises à QOPA en novembre. QOPA les analyse en détail, en se concertant au besoin avec d’autres services/personnes si certaines modifications soulèvent des questions spécifiques. QOPA a pour rôle de s’assurer que les créations/modifications/suppressions de programmes soient bien implémentées dans le catalogue des formations (via l’application OSIS) et respectent les aspects réglementaires relatifs au décret "Paysage" et aux dispositions UCLouvain.
- Les dossiers nécessitant une demande d’habilitation simplifiée, de dérogation de langue ou de changement d’intitulé de la formation sont préparés par les Facultés et QOPA et soumis à l’ARES par les Autorités début décembre pour validation.
- Les modifications qui demandent une augmentation des ressources allouées en Faculté sont soumises au comité d’arbitrage (concertation Prorecteur ou la Prorectrice enseignement, VRPP, VR Secteurs, ADMG).
- Les propositions sont ensuite soumises au Groupe qualité académique des programmes (QAP) pour avis et pour répondre à des questions de fond sur des thématiques en lien avec l’évolution de l’offre de formations.
- Elles sont ensuite soumises au Conseil de l'enseignement et de la formation (CEFO) et au Conseil académique (Cac) pour validation, et finalement soumises au Conseil d'administration (CA) pour information.
- Le catalogue des formations, publié de façon provisoire début mars, devient officiel le 1er juin (après validation par le CEFO et le Cac).
- Les programmes de formation définitifs sont aussi transmis à l’ARES le 1er juin.
- Les modifications validées entrent alors en vigueur pour les étudiant·es entamant la formation l’année académique suivante.
Parallèlement au processus récurrent, des projets transversaux sont mis en œuvre afin d’améliorer le processus, les outils, la visibilité et le contenu des programmes de formation.
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En formation continue
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Le processus d’accréditation interne (agrément) est assuré conjointement par les Facultés et le Conseil de la formation continue (COFC) à travers son Bureau. La qualité des projets et leur convergence avec la politique de formation continue de l’institution sont ainsi au cœur de la démarche de création et de pérennisation de l’offre de formation continue.
Pour qu’un programme de formation continue soit reconnu comme faisant partie officiellement de l’offre de formation de l’UCLouvain, il doit respecter un ensemble de critères qui se répartissent en trois catégories : des critères de politique interne, des critères de qualité et des contraintes légales et institutionnelles.
Un agrément est accordé pour 3 éditions pour un nouveau programme, pour 5 éditions pour une réédition. Au terme de cette période, l’agrément s’éteint et il convient de renouveler la demande d’agrément.
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